Novos recursos tecnológicos disponíveis gratuitamente podem ajudar usuários a gerenciar suas vidas profissionais, familiares e pessoais diretamente na tela do microcomputador. Usando tags (etiquetas), podem ser úteis desde para criar lembretes de reuniões até ao desenvolvimento de projetos a serem apresentados no encontro.
O Google e o Yahoo! apresentam os calendários e agendas mais tradicionais. No primeiro, o usuário escolhe quem pode ver a sua agenda e quais informações podem ser vistas. Também pode criar convites, enviar lembretes e ver quem envia confirmações diretamente no Google Agenda. Organizações podem promover eventos. Podem ser configurados lembretes automáticos para eventos, com opção de notificações por celular. Qualquer item da agenda pode ser aberto imediatamente usando a ferramenta de pesquisa integrada. Guias permitem visualizar a agenda por dia, semana, mês ou os próximos quatro dias. A guia Agenda apresenta seus eventos em forma de lista e a visualização pode ser personalizada da forma mais adequada.
O Yahoo Calendar permite acesso a compromissos de qualquer lugar e a qualquer tempo. A agenda pode ser compartilhada com amigos e colegas de trabalho. Lembretes automáticos são enviados para os compromissos mais importantes.
O Airset permite que o usuário crie grupos com seus próprios calendários, contatos, listas de tarefas, links e blogs. Cada tipo de compromisso tem uma cor própria. Há dois calendários padronizados com características especiais: o pessoal e o dos grupos. Os compromissos podem ser compartilhados pelos contatos de diferentes grupos.
Na agenda on-line 30Boxes, é possível agendar compromissos com simplicidade e também inserir anotações. Quando o compromisso for regular, pode ser acionado o mecanismo de repetir periodicamente. O programa também permite a expedição de convites com opções para serem aceitos ou recusados. Se um convite for aceito por outro usuário da agenda, o compromisso aparece automaticamente na agenda dele.

Gerenciamento de Projetos

Programas on-line facilitam o gerenciamento de projetos que envolvem várias etapas e pessoas, ajudando a visualizar as tarefas e anotações. As tags (etiquetas) substituem a catalogação de tarefas e anotações em categorias e pastas. Outros programas têm a opção de dividir os itens em projetos e em contextos, como “Cliente X” ou “Reuniões com Parceiro Y”.
Na maioria dos programas, as páginas dos projetos podem ser publicadas na Internet, porém, os itens não podem ser editados por quem os visualiza. As tarefas de um projeto podem ser sincronizadas com o calendário, que avisa os prazos de execução. Os itens também podem ser visualizados por prazos e por responsáveis. A maioria tem opção de compartilhamento, permitindo que várias pessoas trabalhem juntas. Alguns programas – como o Backpack permitem arquivamento de imagens e documentos na Internet mediante pagamento de uma taxa. Um quadro branco virtual possibilita que várias pessoas façam associação de idéias simultaneamente. Com boa interface, a versão gratuita permite a geração de texto, listas de atividades e anotações. Cada página criada pode ter uma ou mais tags, permitindo a visualização de todos os projetos para um determinado cliente, por exemplo. Outras pessoas podem ser convidadas a participarem da página e podem editá-la ou acrescentar arquivos e listas de tarefas. O Backpack também conta com editor de textos on-line para idéias e apontamentos, que podem ser comentados por outros. Lembretes podem ser enviados por e-mail e repetir-se periodicamente, além de aparecer na página em que o usuário está trabalhando.
Embora ainda não conte com colaboração on-line, o Voo2do assegura a marcação de tempo com recursos sofisticados, associando cada tarefa a um projeto com nível de prioridade, data para ser completada, estimativas de tempo previsto e gasto na execução. Também é possível inserir anotações em cada tarefa e associar cada tarefa a uma pessoa. A lista pode ser publicada na Internet. A visualização pode se dar por contexto ou prazo final. As tarefas podem ser enviadas por e-mail pelo gerente do projeto ao destinatário.

Fonte de consulta: Folha Informática

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